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第16届亚运会组委会广东国际划船中心场馆志愿者工作总结  

2010-12-09 09:54:16|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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                                                                   第16届亚运会组委会广东国际划船中心场馆

 

                                                                                      志愿者工作总结

 

第16届亚运会于11月12日-27日在广州举行,广东国际划船中心团队志愿者工作也于11月26日顺利结束。从11月6日-26日,为期21天的日子里,志愿者们起早摸黑,被戏称为“披星戴月”一代,他们一起工作,一起拼搏,挥洒着汗水,为的是更好的服务亚运,他们不怕辛苦艰辛,用微笑向世人展示了广州风采,为总结志愿者的工作经验,现将亚运会志愿者工作总结如下:

一、场馆团队概述

广东国际划船中心场馆(下称“划船中心”)坐落在广州市白云区竹料镇,包括静水赛场及激流回旋赛场。广东国际划船中心团队承担亚运会皮划艇(激流)、赛艇和皮划艇(静水)和亚残会赛艇等4个项目的赛时运行工作。团队主要工作人员是由P类人员、志愿者、属地保障和合同服务商等四类人构成。其中P类人员184人,亚运志愿者682人,亚残志愿者373人。团队P类人员主要是由广东省船艇训练基地和广东体育职业技术学院的干部职工组成,另外有部分骨干力量来自总局水上运动管理中心、原北京奥组委水上项目团队、我省体育系统的业务骨干和亚组委指派的各高校老师。团队设场馆主任1名、场馆执行副主任1名,场馆常务副主任1名,场馆副主任4名,场馆运行秘书长1名,场馆运行副秘书长2名。团队下设22个部门,归口为竞赛运行、综合事务、后勤保障和属地保障四个大组。

静水赛场(广东国际划船中心)占地面积1400余亩,位于竹料流溪河畔,拥有竞赛中心、新闻中心、综合楼、运动员公寓、集训楼、餐厅、艇库、体育馆等建筑设施,还建有塑胶篮球场二块、水泥篮球场一块、塑胶网球场四块和400米跑道的田径场(塑胶跑道)一块。国际划船中心建有符合国际标准的赛场,河道内水质清净,赛道长2500米、宽160米,安装有自动启航设备、电子计时系统和巨型电子显示屏,可供赛艇、皮划艇比赛使用,赛道与流溪河相连,运动员可在流溪河中进行长距离水上训练。

激流赛场(广东激流回旋赛场)地处于广东国际划船中心上游5公里处,该赛场为人工建造,河道长500多米,在起点和终点处分别建有800平方米的静水区,全程落差5.5米,水流变化多样,适应开展激流运动。赛场内建有综合楼、新闻中心、艇库等建筑,赛场旁有小型宾馆可接待运动员住宿。距赛场10公里范围内有多家可接待100余人的小型宾馆。

亚运期间本场馆团队志愿者共有11个对接单位,分别是:

1、广东外语外贸大学南国商学院:249人

2、广州科技职业技术学院:100人

3、广东省体育职业技术学院:100人

4、南方医学院:21人

5、四二一医院:24人

6、广药:1人

7、广东外语外贸大学:14人

8、七五六二零部队:17人

9、颁奖礼仪:20人

10、广东警官学院:126人

11、船艇基地:10人

志愿者进入场馆化运作后,共出版志愿者工作简报6   期,视屏录像37段,视屏展示4个,所拍照片10000余张。编制场馆培训教材1份,志愿者工作手册1份。亚组委志愿者部授予本团队“创先争优”文明示范岗称号。

二、志愿者工作团队自成立以来开展的主要工作

团队自成立以来,全体人员深刻领会、深入贯彻汪洋书记关于“迎接亚运会,创造新生活”的重要指示,响应广东省举办的“创先争优”活动,切实增强责任感、使命感和紧迫感,在亚组委的指导下,扎实推进场馆运行阶段筹备工作,力求以一流的组织、一流的服务,为促使第16届亚运会成为亚运发展史上一座新的里程碑做出我们应有的贡献:

(一)制定各类方案,确保赛时志愿者工作的顺利运行

为确保圆满完成赛时运行工作,争创优秀赛区,夺取优秀运行团队称号,根据三个项目赛时运行工作的实际情况和需要,制订了《广东国际划船中心场馆志愿者运行方案》、《志愿者使用守则》、《志愿者团队文化建设方案》、《志愿者团队管理手册》、《应急预案》、《志愿者人文关怀系列活动方案》、《志愿者激励方案》、《志愿者物资发放方案》、《志愿者场馆培训教材》、《志愿者工作手册》等以确保赛时志愿者运行工作顺利开展。

(二)根据场馆团队运行总体方案,按照统一思想、统一指挥、统一行动的原则,志愿者团队全体人员按计划开展第一、第二、第三、第四阶段工作。

1、第一阶段(8月14日至9月14日,完善赛时运行计划阶段),本阶段完成了志愿者团队人员到位,志愿者配岗,熟悉场馆内各项业务,建章立制的工作,并在前期测试赛运行后发现问题的基础上,立足于现有软硬件条件,重点解决影响竞赛的突出问题,完善各项目、各部门及团队赛时运行计划第二版的细化调整工作,在8月14日第一次全体会议后,志愿者团队根据项目特征和赛时运行的需要,在场馆领导的指导下,结合本团队的实际情况将志愿者归口为4个工作组,分别为竞赛运行组、后勤保障组、综合事务组、安全保卫组,分别建立各组分管志愿者领导以及各个业务口分管志愿者工作的领导。通过整合,有效地加快了整个团队运行工作的推进和落实,最后竞赛运行组志愿者256人、后勤保障组志愿者182人、综合事务组志愿者100人、安全保卫组志愿者144人。

2、第二阶段(9月15日至10月13日,赛前演练检查阶段)。本阶段主要以各业务口志愿者的专业培训、场馆培训、岗位培训工作为主,在第一阶段工作的基础上,从既能保证与亚组委对接、又能结合我们实际的原则,完善运行方案,开展各业务口的专业培训工作。9月17日-10月14日,观众服务业务口、媒体运行业务口、竞赛业务口、信息技术业务口、礼宾及语言服务业务口、人力资源志愿者部业务口分别完成个子业务口的专业培训工作。场馆人力资源部志愿者已于9月5日建立起管理机制,并于当日建立场馆临时团委,与各个业务口的基本信息沟通,任务、文件的传达均由临时团委中人力资源志愿者骨干完成。从9月起实行临时团委管理骨干的每周例会制度与临时团委每月例会制度,内部运作正常。临时团委作为赛时运行期场馆全体志愿者的管理组织,前期抓住好团委中骨干志愿者的管理工作,对赛时运行起着重要的作用。

3、第三阶段(10月14日-11月12日,赛前筹备阶段)

1)此阶段以志愿者的演练工作为主,针对10月16日、26日、29日、11月4日四次演练工作竞赛部门的重点,制定了志愿者演练工作方案,为在场馆建设一支高素质的志愿者队伍,配合场馆团队各业务口开展工作,为演练试运行顺利运行提供高水平的志愿服务。

演练工作主要围绕测试志愿者团队建设一下几方面开展工作:

(1)志愿者团队建设。主要有志愿者管理和维系体系和组织联络体系的建立;志愿者团队工作机制及管理制度;志愿者工作宣传,编写志愿者简报,制作海报,有关志愿者资料的收集归档等;给志愿者定岗、排班,协调志愿者进行岗位培训,组织各种团队建设活动。

(2)志愿者激励与应急管理。主要有志愿者工作激励制度;志愿者工作预算;志愿者工作、休息场所的布置;组织志愿者动员誓师大会,发放志愿者纪念品、宣传材料;开展志愿者考核评优,发放服务证书工作;与志愿者来源单位,属地的沟通联络;志愿者应急召集服务;志愿者应急交通服务;志愿者应急餐饮服务等。

(3)赛时管理工作。主要有与场馆各部门协调落实各项志愿者工作,按照场馆运行需求和志愿者工作情况随时调整排班安排及人员调配;志愿者工作激励制度执行情况;骨干志愿者例会组织,解决志愿者遇到的问题;志愿者履行岗位职责情况;志愿者的组织、联络;与保障团队协调落实各项保障;启动应急预案等。

演练中,我们要求各业务口志愿者熟练掌握各自领域运行手册,严格按照亚运会有关标准与工作流程,规范工作行为,提高服务意识,高起点服务亚运会试运行演练活动。各业务口志愿者还需进一步熟悉团队内各相关领域的工作流程,强化“团队工作”意识,提升团队运行力。各业务口志愿者细致观察,全面记录测试赛中所暴露出的不足,以备及时总结、整改。

通过四次演练增强了志愿者对大型体育赛事的现场感受,积累志愿服务经验;进一步明晰各业务口志愿者岗位的职责,明确各岗位间的协作关系,提升志愿者团队整体运作能力;全面提升团队志愿者的服务水平。

2)营造志愿者文化氛围,布置志愿者休憩区

根据团队所划分的志愿者功能房位置与大小,开始设计志愿者功能房内部结构与周边布置情况。于10月16日拍摄志愿者管理办公室、志愿者之家图片,交由专业的室内展示设计人员进行室内设计,10月20日完成初步图纸,整体功能房的实施布置于11月4日全面完成。

为凸显志愿者文化,营造良好的氛。先后在场馆综合楼大厅建立“志愿者之树”,在“志愿者之家”旁建立“志愿者之林”供志愿者悬挂心得心愿,并邀请场馆主任及各位领导在“志愿者之树”上悬挂自己的心愿。本团队还在场馆醒目位置悬挂由上百名志愿者所画的志愿者画卷;在场馆专门设立名为“志愿者之家”志愿者休息间,一方面,为志愿者提供休憩和权益保障及意见处理的场所,另一方面,为志愿者了解我团队工作情况提供平台。

3)        积极开展宣传工作,出版《志愿者工作简报》,开

通网上博客。

做好志愿者的宣传工作,既是对志愿者工作的积极肯定,激发志愿者们的工作热情,又可以让更多的人了解志愿者的工作,抛砖引玉为日后的工作提出宝贵意见。在赛前阶段,我宣传团队设计《志愿者工作简报》版头版花,建立志愿者心得收集的渠道,并就志愿者前期工作出版两期简报。同时,我们还安排宣传部的志愿者为每个业务口拍摄一段业务口视频,为每一位志愿者拍摄个人工作照片。在本场馆的博客中,定期放置文章、图片,已达到宣传本团队的目的。

4)召开志愿者宣誓大会

11月1日,我团队组织召开我场馆志愿者誓师大会。大会上,领导们对我志愿者寄予厚望,又为志愿者代表授旗,志愿者们在国旗下庄严起誓,承诺将为亚运而竭诚奉献。

5)加强志愿者组织文化建设全力打造团结、钢铁、友爱的志愿者队伍

(1)建立团队管理明细体系,明确职责与分工

赛会志愿者除了按照工作性质分为专业和通用两类外,还按照职责范围分出管理层和普通层。管理层按照“四个统一、五个原则、双重管理、体制招募为主”的方式进行管理。普通层,即非管理层的志愿者成员,根据职位能力要求和各人实际情况,分散至各岗位,由所属的业务部门进行管理。岗位设置、培训计划和具体分工由赛事场馆自行制定,并统一安排工作。

在志愿者团队运行体系中成立场馆临时团委机制,设立以团委书记领导下的共青团组织管理系统,场馆临时团委共设立6个部分,分别是宣传组、组织策划组、权益保障组、秘书组、激励组、后勤保障组,和意见处理组。

(2)合理分配人力,确保各岗位人员需求

    本着“人人有责,各尽其用”的原则,制定赛事场馆志愿者人力需求,分出录用和后备两部分,保证录用志愿者合理分配到各岗位,后备志愿者也要严阵以待,随时准备投入工作。建立现场人员调度应急机制,保证在志愿者服务项目有人员空缺或临时需要更换人员的情况出现时,能够及时填补,保证志愿者服务工作顺利进行。

(3)加强文化建设,构建和谐氛围

A、加强人文关怀,建立“志愿者大家庭”

广东国际划船中心团队志愿者共有来自10所对接单位。在志愿服务期间,管理层除了安排、督导志愿者做好本职工作外,更应时常关心志愿者的个人生活,及时了解志愿者的想法,体谅志愿者的实际情况,为赛事志愿者营造一种温暖、和谐的氛围,让每个人都融入到这个大家庭中来。特别是管理层——下属志愿者这条纵线的人际关系,更应该用“家文化”的温泉来灌溉和培养,避免因上下等级关系过于明显导致部分志愿者心理不平衡等情况的出现,务必使整个赛事志愿者团队自上而下“其乐融融”。

a、针对11月份过生日的志愿者,拟定在11月19日为他们开展集体生日派对。

b、亚运会结束后拟定11月26日,举行志愿者冷餐会、颁奖典礼。

c、与高校友情联系,在校园内开展为志愿者服务的志愿者项目。

B、建立志愿者身心保障机制,关爱志愿者身心健康

目前的这支志愿者团队中,高校青年居多,这一群体在身体和心理上较不成熟。志愿者在服务过程中可能会出现两种困扰,第一,身体反应,即工作负荷大,体能下降、身体疲劳导致心理障碍;第二,心理反应,即与他人交流不畅,出现人际冲突导致心理困扰。为进一步凝聚志愿者力量,保证志愿服务工作顺利开展,应当建立志愿者身心保障机制。保障志愿者作息正常、饮食均衡,时常关心志愿者工作期间的精神状态,鼓励其勇敢表达心里的诉求和情绪。

C、建立志愿者服务激励机制,调动服务积极性

志愿者以自愿、无偿为原则,这一身份性质的特殊性,使得其所服务的项目总是处在一定程度上的不稳定。特别是青年志愿者,由于心智发展不平衡,管理层往往要通过加强文化建设来帮助志愿者培养工作责任心和无偿奉献精神,从思想文化层面来引导志愿者,调动积极性。我们制定了志愿者服务激励机制,通过明确的奖惩制度,或是精神表彰来勉励志愿者,充分调动他们的积极性。具体措施有:定时召开志愿者会议,及时表扬先进个人事迹;建立奖惩制度,让志愿者的激励制度有章可循;按照正规的颁奖流程,为志愿者发放服务证书等。

D、        坚持每日集合时跳亚运助威操、歌唱团歌等爱国歌

曲。

E、营造“车间文化”、“集合文化”

在每日上下午,志愿者乘车、集合期间,要求小队长以上的骨干带领着志愿者唱歌、讲故事、分享今日收获等活动,要求骨干在车门口行志愿者礼迎接每一位上车、下车的志愿者,以示敬意,在上下车时均送上温馨的祝语。   

F、要求每位志愿者坚持每日佩戴党团徽上岗,让志愿者时刻以共产党员、共青团员的身份严格要求自己。

G、    合理安排志愿者闲暇时间

    在场馆为志愿者专门设置名为“志愿者之家”的志愿者休憩区,安排一个大型网球场作为志愿者的休闲娱乐场地,并为配制飞行棋、毽子、羽毛球等运动器械。我们引导志愿者们在轮休时合理安排时间,通过体育活动,强身健体,娱乐身心,培养友情。

6)做好赛前保障工作

保障工作是志愿者人力资源工作的一个重要部分。赛前阶段,我团队一方面落实完成了场馆志愿者餐饮、车辆、服装、保障等后勤保障工作;另一方面,通过设计激励徽章、购买激励物资等途径为志愿者赛时激励提供保障。

7)        开设志愿者短信平台

我团队积极为志愿者开设短信平台,通过短信温馨提示的方式,在志愿者每日上班下班时给予鼓励,并以此途径对志愿者着装、礼仪、应对媒体等细节问题加以强调。

4、第四阶段(11月13日-11月26日,赛时运行阶段)

此阶段志愿者工作按每日志愿者运行表正常运行,每日均向亚组委志愿者指挥中心上报志愿者信息,赛时运行阶段共出版志愿者简报4期,志愿者流失人数为5人,后备岗志愿者共启用10人。

1)虽每日起早贪黑,但难抵服务激情。

亚运会举行期间,正是广州昼夜温差较大时,志愿者们均要早上5点多出门,6点钟准时抵达场馆,同时还要克服服装外套没有到位,只能穿件单衣在户外上岗服务等困难,这对于大多数独生子女的大学生而言本就是对自身身体素质的一个严峻挑战。600余名志愿者不怕辛苦,在清晨的寒风中,在正午的骄阳下,在夜幕的来临时,坚持不懈的奋战在自己的工作岗位上。他们每日均要工作8-10小时,吃饭都在自己的工作岗位中,从没怠慢过工作。虽然辛苦,但每位志愿者都精神饱满、慷慨激昂,将自己最好的一面来呈现给各国来宾。

2)小会议,大作用。

每天服务工作完成之后,每个小队的组员会将自己在服务工作中遇到的问题以意见卡的形式提交给小队长,每个小队会有自己的小队会议,同时把各种状况反馈给中队长,再有中队上报给大队委,志愿者团队会召集各中队长会议研究发生的问题,像这样大大小小的会议,成了各位成员反应问题、交流问题和交流思想、心得的一种有效的形式。会议的作用是发现问题、收集问题并找出解决问题的方法,能够做到及时发现并且以最快的时间提出解决问题的方案。

3)灵活调配工作,做好维权事宜。

在6天的决赛里,部分业务口志愿者人员紧张,我团队立刻召集后背志愿者,同时灵活调整部分业务志愿者,抽调他们到所需要的岗位上去支援工作。

在服务过程中,出现了1起媒体投诉志愿者事件,1起媒体记者在个人微博中辱骂志愿者事件。经过彻底调查,2起事件责任方均不在志愿者处。遇到问题后,我场馆志愿者团队,立即开展四方面工作:一是立即找到志愿者当事人与所在业务口主管了解具体情况,做好志愿者的安抚工作;二是立即整理信息材料上报场馆领导与志愿者部;三是获得场馆领导与志愿者部的回复后立即告知志愿者本人,做好心理调整工作;四是立即做好舆情监控工作,不让事件扩大化影响周边的志愿者情绪。

4)考勤考核工作

在本次测试赛中,志愿者的考勤工作以大、中、小队为单位展开。志愿者每日到到岗、离岗,都集中向各小队长签到。志愿者在场馆内进行志愿服务期间,是否认真履行岗位职责,完成所承担的任务等考核评价,由志愿者把考核表发到业务口单位,由他们负责填写志愿者的表现情况,并做反馈。同时加大检测力量,各中队、小队时刻监督全场馆志愿者服务情况,做到有问题及时上报。

5)激励物资发放工作

针对志愿者激励物资繁多,我团队专门成立激励物资发放部门,采取日日一发放,日日一统计原则,工作有条不紊的开展,在发放过程中,没有出现任何补差问题。

本场馆团队特别设计了3枚场馆全勤徽章,颁发给没有旷到、迟到的志愿者们。3枚徽章获得各级人事的追捧,分别赠送给国际国内人士数枚,同时,在场馆也掀起了交换徽章的热潮。

6)后勤保障

(1)餐饮

由于赛时餐饮成为每日志愿者反应最多问题,针对餐饮不够吃的现象,我场馆团队按照每日上岗志愿者人数多增加15-20个为机动餐,给饭量大,任务重的志愿者2份饭菜已作填补只用。同时在赛时期间每日为志愿者分发2颗奶糖,已作饥饿时应急之需。

由于亚组委配置饭菜质量问题,很多志愿者无法下咽,根据这一情况,在场馆领导的高度重视与领导下,迅速把部分好质量的餐饮调配给志愿者食用,场馆P类工作人员食用原较差的餐饮。

(2)服装

由于部分服装未完全到位,普片尺码偏小的问题,本团队灵活调配。首先满足竞赛口、媒体运行业务口、礼宾业务口等户外工作志愿者服装,室内人员服装按照男女比例作了适当的调整,基本解决志愿者服装问题。

(3)证件

赛时运行期间,仍有2位正式志愿者没有领到上岗证件,针对这一情况,我团队在积极与制证中心联系的同时,迅速为志愿者办理了临时出入证件,确保志愿者能顺利到岗服务。

(4)车辆

积极与各对接高校联系,落实每日出车、回程时间,尽量做到早早上岗,快快回家。

7)赛时活动开展情况

按照赛前之初所制定的人文关怀计划,推进各项工作。在举行志愿者生日会、志愿者冷餐会、志愿者颁奖大会的同时,本场馆团队还在每日巡岗时鼓励志愿者,向志愿者行志愿礼以示尊敬,为志愿者整理身上衣物以示关怀,微笑从自身做起。

8)为勉励志愿者,特别安排专项志愿者请团队领导、国际国内技术官员、各代表国际领导、获得项目金牌的运动员为志愿者送上温馨寄语,签名题词。

9)接待工作

(1)赛时期间共接待志愿者部领导3次;

(2)接待高校志愿者督导及高校领导4次;

(3)为广州市市委书记张广宁佩戴志愿者徽章;

(4)为国家舰艇师师长佩戴志愿彩;

(5)向多国代表队员、技术官员赠送志愿彩志愿者徽章。

    亚运会工作现已圆满结束,亚残运会的工作正迎向我们。我们定会总结经验,将继续发扬吃苦耐劳连续作战的精神,以更加过硬的业务知识、更加细致的工作、更加紧密的配合、更加温柔的关怀,全力投入到亚残运会工作中,让亚运会、亚残运会同样精彩!

 

 

 

广东国际划船中心场馆志愿者工作团队

                      二〇一〇年十一月二十九日

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